شرح وظایف اداره کل
1- شناسایی مراکز اصلی، شرکتها و فروشگاههای معتبر و تهیه و ابتیاع کالاهای استاندارد، مرغوب و کارآمد مورد نیاز (دارای گارانتی و خدمات پس از فروش و حتیالمقدور از تولیدات داخلی) با رعایت قوانین و مقررات، مفاد آئیننامه معاملات و صرفه و صلاح دانشگاه و تحویل به موقع به قسمتهای مربوطه.
2- خرید کالاهای استاندارد، مرغوب و با کیفیت بالا با کمترین قیمت ممکن در راستای صرفه و صلاح دانشگاه.
3- اجرائی نمودن فرآیند خرید متمرکز به منظور صرفهجوئی و مدیریت بهینه خرید و مصرف (شارژ انبار).
4- اجرای اقدامات اولیه برای شناسایی تولیدات و محصولات دانشگاهی به منظور برندسازی و خرید و تأمین اقلام مورد نیاز از تولیدات مذکور.
5- بررسی و ارزیابی درخواستهای معاونتها، ادارات سازمان و بعضاً واحدها و مراکز آموزشی و اعزام کارشناس جهت نیازسنجی.
6- کنترل و نظارت بر اقلام مازاد و بلااستفاده ادارات سازمان مرکزی و شناسائی و معرفی اقلام به حوزههای دیگر جهت استفاده.
7- جمعآوری، دستهبندی و نگهداری اموال مازاد، امانی، مستعمل و اسقاطی دفاتر و ادارات جهت استفاده بهینه.
8- کنترل کالاهای خریداری شده، صدور رسید و حوالههای انبار مطابق قوانین و مقررات.
9- رعایت اصول انبارداری، نگهداری، حفظ و صیانت از اقلام خریداری شده در انبارهای موجود به بهترین شکل ممکن و جلوگیری از خرابی و فسادپذیری اقلام.
10- انعقاد قراردادهای مورد نظر در زمینه تمدید پهنای باند اینترنت، پشتیبانی نرمافزارهای مربوط به ادارات مختلف در سازمان مرکزی، سیستم پیامک و اطلاعرسانی دانشگاه، اشتراک فضای دیتاسنتر، نرمافزار پاسخگوئی و ... .
11- انتخاب و بررسی تعمیرکاران مجرب جهت تعمیر و بازسازی دستگاهها و ماشینهای اداری با حداقل هزینه و برای حداکثر کارایی به منظور رعایت صرفه و صلاح دانشگاه (در صورتی که توسط شرکت اصلی، خدمات پس از فروش ارائه نگردد یا به صرفه و صلاح دانشگاه نباشد).
12- بررسی و ارائه خدمات جهت پشتیبانی و پیگیری رفع معایب سختافزاری و نرمافزاری دفاتر ادارات کل زیرمجموعه سازمان مرکزی.
شرح وظایف مدیریت امور رفاهی:
امور رفاهی سازمان مرکزی با دارا بودن 5 مجتمع رفاهی(1- هتل فرهیختگان و حافظ 2- مجتمع رفاهی جمکران
3- مجتمع دریاکنار 4- مجتمع سیسرا 5- مجتمع سما چالوس) و با هدف ارائه خدمات مطلوب به همکاران نسبت به انجام اقدامات مؤثری از قبیل تجهیز و بهینهسازی مجتمعهای رفاهی تحت پوشش، تسهیل استفاده همکاران از امکانات تفریحی و فرهنگی خارج از دانشگاه و همچنین استفاده از ظرفیتهای بیرونی و بکارگیری ظرفیتهای بلااستفاده دانشگاه در جهت ارائه خدمات رفاهی با اهداف ذیل اقدام نموده است.
1- ارائه خدمات رفاهی به پرسنل محترم دانشگاه با کیفیت مطلوب و استفاده بهینه از امکانات موجود.
2- افزایش کیفیت سرویس دهی به میهمانان محترم از نظر کیفیت پذیرایی، امکانات و محل اسکان.
3- بررسی و پایش کلیه زیرساخت ها و امکانات در جهت رضایت استفاده کنندگان.
- تجمیع حوزه امور رفاهی در اداره کل پشتیبانی، منجر به تغییر و توسعه مأموریتها و وظایف خواهد بود.
شرح وظایف دبیرخانه کمیسیون معاملات:
1- دریافت درخواست واحدها و ارجاع به ادارات ذیربط.
2- تهیه دستور جلسات کمیته تخصصی و کمیسیون معاملات و ابلاغ مصوبه به واحدها.
3- تعریف قوانین مقررات و آییننامهها و بخشنامههای مربوط به معاملات.
4- معرفی شرکتهای قرار گرفته در لیست سیاه دانشگاه و دلایل منجر به رد صلاحیت شرکتها.
5- فراخوان دعوت به مناقصه و یا آگهی شناسایی تأمینکنندگان.
6- برگزاری مناقصهها و مزایدهها و رعایت صرفه و صلاح دانشگاه در انتخاب برندگان.
8- تهیه بخشنامهها و دستورالعملهای مربوطه و نظارت بر حسن اجرای آن در راستای تخصیص بهینه منابع محدود.
9- نظارت مستمر بر اجرای ضوابط و مفاد آییننامه معاملات دانشگاه در کمیسیون معاملات واحدهای دانشگاهی از طریق تشکیل کارگاههای آموزشی در آینده در هر استان.
10- برقراری سیستم ارزشیابی به منظور تشویق و نهادینهسازی رعایت ضوابط و مفاد آییننامه معاملات دانشگاه.
11- تسریع در اصلاح و بروزرسانی آییننامه معاملات دانشگاه.
شرح وظایف مدیریت امور عمومی:
نظر به اینکه کلیه امور مربوط به حوزههای خدماترسانی در سازمان مرکزی دانشگاه از سوی این مدیریت صورت میپذیرد، اقدامات مورد نظر در قالب ادارات مشروحه ذیل صورت میگیرد.
شرح وظایف اداره خدمات:
1- انجام امور لازم برای تهیه، طبخ و توزیع غذای نیمروز کارکنان سازمان مرکزی.
2- نظافت و سرویسدهی روزانه در 60,000 مترمربع زیر بنا شامل بلوکهای اداری 1,2,3، تالار شهید مطهری، نمازخانه سازمان، سرویسهای بهداشتی و مشاعات (40,000 مترمربع) بلوک 6 (20,000 مترمربع) و همچنین ساختمانهای تابعه سازمان واقع در پاسداران، دربند و حافظ.
3- تهیه و تدارک ملزومات پذیرایی در خصوص برگزاری جلسات، همایشها و مناسبتها تهیه و ارسال تاج گل و بنر (پیام تسلیت) در مراسم ترحیم بستگان درجه یک همکاران سازمان.
4- خرید اقلام پذیرایی شامل میوه، شیرینی، نسکافه، آب معدنی و... .
5- تعمیر، نگهداری و برنامهریزی تجهیزات شبکه خطوط مخابراتی سازمان اعم از مستقیم و داخلی، پرداخت قبوض خطوط تلفن سازمان و پاسداران، جابجایی و انتقال خطوط به دلیل تغییر در ساختار و مکان ادارات و پرداخت قبوض پژواک مربوط به مرکز بیسیم حراست.
6- تهیه بلیطهای هواپیما جهت مأموریت همکاران.
7- سمپاشی و طعمهگزاری آشپزخانه و رستوران، آبدارخانهها، سرویسهای بهداشتی و مشاعات.
8- جابجایی و انتقال وسایل اداری، جمعآوری وسائل مازاد و انتقال به انبار.
9- رسیدگی به گلدانهای موجود در ادارات و همچنین هرس و رسیدگی به درختان ساختمانهای پاسداران.
شرح وظایف اداره دبیرخانه:
1- نامههایی که بصورت فیزیکی از طریق اداره پست و سازمانها وارگانهای دولتی وغیردولتی به این اداره واصل شده که در دفاتر مربوط به ادارات حراست، بازرسی، گزینش، معاونت پزشکی و ... ثبت وتحویل شده است.
2- نامههایی که توسط رابطین اداره دبیرخانه به صورت دستی تحویل ادارات و مراکز دولتی وغیر دولتی است.
3- ارسال مرسولات پستی به صورت سفارشی، پاکت و بسته پستی، پیشتاز، ارسال امانات، بسته به صورت کارتن، ارسال عادی.
4- تایپ مکاتبات ادارات (در صورت لزوم).
شرح وظایف اداره ترابری:
1- امور مربوط به خدماترسانی در بخش نقلیه به همکاران سازمان مرکزی برای مأموریتهای برون شهری و همچنین درون شهری نیز از سوی اداره ترابری انجام میگیرد.
2- بر قراری سرویس ایاب و ذهاب برای کارکنان سازمان مرکزی.مح4/3