شرح وظایف اداره کل

تعداد بازدید:۱۲۹۸

1- شناسایی مراکز اصلی، شرکت­ها و فروشگاه­های معتبر و تهیه و ابتیاع کالاهای استاندارد، مرغوب و کارآمد مورد نیاز (دارای گارانتی و خدمات پس از فروش و حتی­المقدور از تولیدات داخلی) با رعایت قوانین و مقررات، مفاد آئین­نامه معاملات و صرفه و صلاح دانشگاه و تحویل به موقع به قسمت­های مربوطه.

2- خرید کالاهای استاندارد، مرغوب و با کیفیت بالا با کمترین قیمت ممکن در راستای صرفه و صلاح دانشگاه.

3- اجرائی نمودن فرآیند خرید متمرکز به منظور صرفه­جوئی و مدیریت بهینه خرید و مصرف (شارژ انبار).

4- اجرای اقدامات اولیه برای شناسایی تولیدات و محصولات دانشگاهی به منظور برندسازی و خرید و تأمین اقلام مورد نیاز از تولیدات مذکور.

5- بررسی و ارزیابی درخواست­های معاونت­ها، ادارات سازمان و بعضاً واحدها و مراکز آموزشی و اعزام کارشناس جهت نیازسنجی.

6- کنترل و نظارت بر اقلام مازاد و بلااستفاده ادارات سازمان مرکزی و شناسائی و معرفی اقلام به حوزه­های دیگر جهت استفاده.

7- جمع­آوری، دسته­بندی و نگهداری اموال مازاد، امانی، مستعمل و اسقاطی دفاتر و ادارات جهت استفاده بهینه.

8- کنترل کالاهای خریداری شده، صدور رسید و حواله­های انبار مطابق قوانین و مقررات.

9- رعایت اصول انبارداری، نگهداری، حفظ و صیانت از اقلام خریداری شده در انبارهای موجود به بهترین شکل ممکن و جلوگیری از خرابی و فسادپذیری اقلام.

10- انعقاد قراردادهای مورد نظر  در زمینه تمدید پهنای باند اینترنت، پشتیبانی نرم­افزارهای مربوط به ادارات مختلف در سازمان مرکزی، سیستم پیامک و اطلاع­رسانی دانشگاه، اشتراک فضای دیتاسنتر، نرم­افزار پاسخگوئی و ... .

11- انتخاب و بررسی تعمیرکاران مجرب جهت تعمیر و بازسازی دستگاه­ها و ماشین­های اداری با حداقل هزینه و برای حداکثر کارایی به منظور رعایت صرفه و صلاح دانشگاه (در صورتی که توسط شرکت اصلی، خدمات پس از فروش ارائه نگردد یا به صرفه و صلاح دانشگاه نباشد).

12- بررسی و ارائه خدمات جهت پشتیبانی و پیگیری رفع معایب سخت­افزاری و نرم­افزاری دفاتر ادارات کل زیرمجموعه سازمان مرکزی.

شرح وظایف مدیریت امور رفاهی:

امور رفاهی سازمان مرکزی با دارا بودن 5 مجتمع رفاهی(1- هتل فرهیختگان و حافظ 2- مجتمع رفاهی جمکران

3- مجتمع دریاکنار 4- مجتمع سی­سرا 5- مجتمع سما چالوس) و با هدف ارائه خدمات مطلوب به همکاران نسبت به انجام اقدامات مؤثری از قبیل تجهیز و بهینه­سازی مجتمع­های رفاهی تحت پوشش، تسهیل استفاده همکاران از امکانات تفریحی و فرهنگی خارج از دانشگاه و همچنین استفاده از ظرفیت­های بیرونی و بکارگیری ظرفیت­های بلااستفاده دانشگاه در جهت ارائه خدمات رفاهی با اهداف ذیل اقدام نموده است.

1- ارائه خدمات رفاهی به پرسنل محترم دانشگاه با کیفیت مطلوب و استفاده بهینه از امکانات موجود.

2- افزایش کیفیت سرویس دهی به میهمانان محترم از نظر کیفیت پذیرایی، امکانات و محل اسکان.

3- بررسی و پایش کلیه زیرساخت ها و امکانات در جهت رضایت استفاده کنندگان.

- تجمیع حوزه امور رفاهی در اداره کل پشتیبانی، منجر به تغییر و توسعه مأموریت­ها و وظایف خواهد بود.

 شرح وظایف  دبیرخانه کمیسیون معاملات:

1- دریافت درخواست واحدها و ارجاع به ادارات ذیربط.

2- تهیه دستور جلسات کمیته تخصصی و کمیسیون معاملات و ابلاغ مصوبه به واحدها.

3- تعریف قوانین مقررات و آیین­نامه­ها و بخشنامه­های مربوط به معاملات.

4- معرفی شرکت­های قرار گرفته در لیست سیاه دانشگاه و دلایل منجر به رد صلاحیت شرکت­ها.

5- فراخوان دعوت به مناقصه و یا آگهی شناسایی تأمین­کنندگان.

6- برگزاری مناقصه­ها و مزایده­ها و رعایت صرفه و صلاح دانشگاه در انتخاب برندگان.

8- تهیه بخشنامه­ها و دستورالعمل­های مربوطه و نظارت بر حسن اجرای آن در راستای تخصیص بهینه منابع محدود.

9- نظارت مستمر بر اجرای ضوابط و مفاد آیین­نامه معاملات دانشگاه در کمیسیون معاملات واحدهای دانشگاهی از طریق تشکیل کارگاه­های آموزشی در آینده در هر استان.

10- برقراری سیستم ارزشیابی به منظور تشویق و نهادینه­سازی رعایت ضوابط و مفاد آیین­نامه معاملات دانشگاه.

11- تسریع در اصلاح و بروزرسانی آیین­نامه معاملات دانشگاه.

 شرح وظایف مدیریت امور  عمومی:

نظر به اینکه کلیه امور مربوط به حوزه­های خدمات­رسانی در سازمان مرکزی دانشگاه از سوی این مدیریت صورت می­پذیرد، اقدامات مورد نظر در قالب ادارات مشروحه ذیل صورت می­گیرد.

شرح وظایف اداره خدمات:

1- انجام امور لازم برای تهیه، طبخ و توزیع  غذای نیمروز کارکنان سازمان مرکزی.

2- نظافت و سرویس­دهی روزانه در 60,000 مترمربع زیر بنا شامل بلوک­های اداری 1,2,3، تالار شهید مطهری، نمازخانه سازمان، سرویس­های بهداشتی و مشاعات (40,000 مترمربع) بلوک 6 (20,000 مترمربع) و همچنین ساختمان­های تابعه سازمان واقع در پاسداران، دربند و حافظ.

3- تهیه و تدارک ملزومات پذیرایی در خصوص برگزاری جلسات، همایش­ها و مناسبت­ها تهیه و ارسال تاج گل و بنر (پیام تسلیت) در مراسم ترحیم بستگان درجه یک همکاران سازمان.

4- خرید اقلام پذیرایی شامل میوه، شیرینی، نسکافه، آب معدنی و... .

5- تعمیر، نگهداری و برنامه­ریزی تجهیزات شبکه خطوط مخابراتی سازمان اعم از مستقیم و داخلی، پرداخت  قبوض خطوط تلفن سازمان و پاسداران، جابجایی و انتقال خطوط به دلیل تغییر در ساختار و مکان ادارات و پرداخت قبوض پژواک مربوط به مرکز بیسیم حراست.

6- تهیه بلیط­های هواپیما جهت مأموریت همکاران.

7- سمپاشی و طعمه­گزاری آشپزخانه و رستوران، آبدارخانه­ها، سرویس­های بهداشتی و مشاعات.

8- جابجایی و انتقال وسایل اداری، جمع­آوری وسائل مازاد و انتقال به انبار.

9- رسیدگی به گلدان­های موجود در ادارات و همچنین هرس و رسیدگی به درختان ساختمان­های پاسداران.

 شرح وظایف اداره دبیرخانه:

1- نامه­هایی که بصورت فیزیکی از طریق اداره پست و سازمان­ها وارگان­های دولتی وغیردولتی به این اداره واصل شده که در دفاتر مربوط به ادارات حراست، بازرسی، گزینش، معاونت پزشکی و ... ثبت وتحویل شده است.

2- نامه­هایی که توسط رابطین اداره دبیرخانه به صورت دستی تحویل ادارات و مراکز دولتی وغیر دولتی است.

3- ارسال مرسولات پستی به صورت سفارشی، پاکت و بسته پستی، پیشتاز، ارسال امانات، بسته به صورت کارتن، ارسال عادی.

4- تایپ مکاتبات ادارات (در صورت لزوم).

شرح وظایف اداره ترابری:

1- امور مربوط به خدمات­رسانی در بخش نقلیه به همکاران سازمان مرکزی برای مأموریت­های برون شهری و همچنین درون شهری نیز از سوی اداره ترابری انجام می­گیرد.

2- بر قراری سرویس ایاب و ذهاب برای کارکنان سازمان مرکزی.مح4/3